Zo’n 15 geïnteresseerden kwamen tijdens de Ontwikkeltafel van 24 november naar de Meet & Greet met Contractbeheer. De samenstelling van de groep was divers: contractmanagers, directeuren, bestuurders, verkoopondersteuners van aanbieders en collega’s van gemeenten en het Servicebureau zelf. Enthousiaste reacties over dit initiatief: “Prettige open sfeer en leuk om elkaar te ontmoeten.” en “Nu ik de gezichten ken van contractbeheer, zal ik sneller mijn vraag aan hen voorleggen”. Ook: ik had een speeddate verwacht, maar ik vond het plenaire gesprek heel nuttig”.
Wat is contractbeheer en wat doen we?
Claudia en Henk Jan zijn samen het eerste aanspreekpunt over contractbeheer. Claudia: “Wij gaan over het delen van de contracten en addenda en onze juridische collega’s bereiden deze stukken voor. Via Vendorlink sturen we de stukken naar de aanbieders en vragen we de kwartaalrapportages op.” Om te toetsen of contractbeheer aansluit bij de behoeften van de aanbieders gingen de deelnemers in subgroepjes met stellingen aan de slag. Henk Jan pakt na afloop een paar rode draden hieruit: “Het onderscheid tussen contractbeheer en contractmanagement mag duidelijker. Ook zijn er vragen over hoe de rollen precies zijn verdeeld bij het Servicebureau en wat de rol van de gemeenten hierin is, met wie doen we zaken? Met deze vragen gaan we aan de slag.”
Wat is Vendorlink?
Claudia: “Vendorlink is het contractmanagementsysteem voor alle documentatie over contracten, addenda, bijlagen, mailtjes, kwartaalrapportages, gespreksverslagen, productieverantwoording en contactgegevens van aanbieders.” Sommige aanbieders vinden het een uitdaging om te gaan met de vele systemen die gemeenten in verschillende jeugdhulpregio’s gebruiken. “We hebben er vaak onvoldoende tijd voor om ons te verdiepen in al die systemen”, aldus een deelnemer. Het idee van Claudia een webinar over Vendorlink te organiseren om gebruikers wegwijs te maken in het systeem, wordt met open armen ontvangen. Ook gaan Henk Jan en Claudia aan de slag met de tips voor verbeteringen in Vendorlink.
Wat doet het Servicebureau en voor welke vragen waar terecht?
Deelnemers die nog niet zo lang in Haaglanden werken zijn ook benieuwd naar wat het Servicebureau precies doet. Henk Jan vat samen: “Het Servicebureau begeleidt het inkoopproces van jeugdhulp voor 10 gemeenten, handelt declaraties af, regelt het contractbeheer en alles wat daar onder valt.”
Meer informatie?
- (Technische) zaken rondom contracten: contractbeheer@h10inkoop.nl
- Over declaraties die aanbieders indienen: declaraties@h10inkoop.nl
- Productieverantwoording: control@h10inkoop.nl
- Algemene vragen: info@h10inkoop.nl
Meer weten? Als je lid bent van de community kun je met je inloggegevens naar de documenten over de Ontwikkeltafel.
Ga hier naar het verslag van de Deeltafel Meet & Greet contractbeheer
Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden